新人入職之后，如何盡可能短暫地度過不適應期？怎樣盡快地融入工作氛圍為企業(yè)發(fā)揮自己的能力？這都需要HR的辛勤工作來加以激活。其中，崗位職責說明書的編制看似簡司空見慣，卻不能被忽視。

崗位職責說明書的編制，需要提前獲得崗位信息，HR應該利用科學方法來認真進行崗位調查，確保調查所獲得的材料真實、完整和可靠。

崗位調查的幾種方法

第一、觀察法

HR部門員工在進行崗位調查時，現場利用觀察或其他工具，對崗位上已有員工的實際工作動作和方式，以文字、圖表或者圖像進行記錄，從而搜集崗位信息。

觀察法主要適用于體力勞動、事務性勞動，例如搬運員、操作員、駕駛員、打字員等職位。其中又能夠分為直接觀察、階段觀察、工作表演法三種。

1、直接觀察

崗位分析人員，直接對員工的工作過程進行全面觀察，這種方法適合工作周期短暫的崗位。

2、階段觀察

一些崗位工作具有較長的周期性，為了能夠真正全面地觀察其所有工作，HR可以分階段進行觀察。例如，對行政文員的工作，必須要對其工作中的某個階段加以觀察。

3、工作表演法

對于一些工作周期較長，或者突發(fā)性工作事件較多，例如保安等崗位，除了進行日常工作外，還需要處理突發(fā)事件。因此，崗位分析人員可以通過讓員工對工作過程細節(jié)進行表演，完成對這項工作的觀察。

不論使用上述何種觀察法，崗位分析人員都應該事先將觀察表格準備好，并隨時進行記錄。如果條件允許，還能夠使用攝像機等設備，將崗位工作內容進行記錄，從而進行分析。另外，對于某些比較特殊的工作崗位，更應該在不引起被觀察者的注意下進行考察。

第二、面談法

面談法又稱為采訪法，通過崗位分析人員和員工進行面對面談話，搜集崗位信息資料。在訪談開始前，崗位分析人員有必要準備好面談的問題提綱，并在面談時搜集相關崗位信息。

在面談過程中，崗位分析人員需要適度控制談話的節(jié)奏，既要防止談話內容跑題，又要懂得突出主題，崗位分析人員應該具備良好的語言表達能力、邏輯思維能力，并及時做好談話記錄。

面談法適合對智力工作崗位進行，例如開發(fā)設計人員、高層管理人員等等。

第三、調查問卷方法

為了進行科學全面的崗位分析，分析人員可以擬訂內容豐富、切實可行的問卷，并交給崗位員工進行填寫，從而獲得崗位工作信息。這種方法適用于智力工作者、管理工作者或者工作內容不確定因素很大的崗位。

通常，問卷內容需要關系到工作崗位上需要的行為素質、心理素質，被調查者要根據這些素質的重要性，按照給定方法做出回答。一般來說，問卷所準備的答案應該具備三方面層次：首先是必要性，即特殊素質是否必須具備，包括需要和不需要兩種；其次是特殊素質的應用頻率，包括經常用到、有時用到和從未用到；最后是這些特殊素質通過訓練后的成效，分別是可大有進步、稍有進步或未必進步。

第四、參與性方法

在參與法中，崗位調查分析人員會直接進入到員工工作過程中去，他們將扮演員工的工作角色，發(fā)現工作過程中的信息。這種調查方法適用于那些專業(yè)性并不強的崗位，但能夠互動額更加準確的信息。

在參與性方法中，崗位調研人員應該真正理解和進入工作狀態(tài)，去體會其中的不同之處，而不僅僅是從表面上模仿他們的工作行為。

參與性方法適用于那些工作在短期能夠學會的崗位，調查人員可以通過實踐，直接掌握關于崗位工作的第一手資料，并補充那些表面上無法觀察到的內容。當然，參與性方法的缺點也很明顯，尤其是對于現代企業(yè)中許多高度分工的專業(yè)化工作，這種方法并不適用。

第五、關鍵事件法

通過對崗位工作中具有重要價值的事務進行觀察、搜集和記錄，調研分析團隊能夠提取出代表崗位工作內容的重要項目，總結出崗位職責的關鍵特征與行為要求。這樣的方法既能夠幫助崗位分析人員獲得靜態(tài)信息，也能夠了解崗位具有怎樣的動態(tài)特點。

通過對關鍵事件進行了解，編制成為崗位說明書，能夠幫助企業(yè)進行培訓、開發(fā)和績效考核方面等作用。由于這種方法能夠直接對工作中的具體活動進行描述，因此適合員工比較多、或者工作內容比較復雜的崗位。

需要注意的是，關鍵事件法也存在著明顯的缺點：首先，用此方法調研崗位，需要花費大量時間，去對關鍵事件進行搜集，然后進行開闊和分析；其次，關鍵事件雖然涵蓋了對工作績效有效或者無效的工作事件，但卻忽視了相同崗位上不同員工的平均績效水平，對于崗位職責描述來說，平均職務績效是不可或缺的。正因為存在這樣的問題，關鍵事件方法就不適用于普通績效員工，因此，單純使用這種方法，無法進行全面崗位分析。

第六、資料分析法

如果想要適當降低崗位分析成本，節(jié)約分析調研所使用的時間，那么HR就應當盡量利用現有資料，從而對不同工作的責任、任務、權利、工作負荷與任職資格，產生大致而系統(tǒng)的了解，并能夠進一步對調查提供基礎。尤其是企業(yè)人力資源管理部門如果有了大量崗位分析歷史資料，更適合采取這樣的辦法。

能夠提供給崗位分析作為重要基礎資料的包括：現有崗位規(guī)范、責任制文書、員工對工作關鍵事件的記錄、工作日記等等。

崗位職責說明書的構成

掌握了基礎資料的搜集方法，在崗位職責說明書編制之前，HR應該明確下面幾方面構成內容，包括：崗位信息、工作職責和任職要求。

第一、崗位信息

崗位信息內容，包括崗位的名稱、編號，所屬的部門、直接上級和下級、定員人數與崗位分析日期等。

1、崗位名稱，主要用于界定崗位所從事的工作性質和職能，包括通用崗位使用的規(guī)范性名稱、特殊崗位則應該比照其他企業(yè)進行命名。

2、崗位編號，根據企業(yè)編號規(guī)則，進行統(tǒng)一填寫，從而便于管理。崗位編號的規(guī)則應該明確、有效，通過編號，能夠直觀地了解崗位所在部門的信息。

3、所屬部門，主要是指崗位隸屬的部門名稱。

4、直接上級，是指崗位上的員工所直接匯報的崗位名稱，通常，一個崗位只應該有一個直接上級。

5、直接下級，是指崗位上的員工所能夠直接領導的崗位名稱，一個崗位可以有多個下級。

第二、崗位職責

崗位職責一般由兩方面的內容構成，首先是工作概要，其次是具體職責。

工作概要，主要說明崗位工作的整體內容，包括指導思想、執(zhí)行依據和活動內容權限。因此，工作概要一般按照下面的格式敘述：依據（根據、按照）……執(zhí)行（操作）……等行動，達成（獲得）……結果。

具體職責，包括崗位責任和工作權限。

其中，崗位責任所需要參考的因素主要是工作權重。所謂工作權重，是指本項工作的工作量，占據本崗位工作總量的比例，一般情況下，工作權重可以用時間比例來進行代替，每個崗位上所有工作的權重綜合為100%。

工作權限則是指一定的工作崗位，所需要承擔的一定責任，對權限加以吸粉，則包括對應的人財物上的支配權限，如崗位上員工的決策權、管理人員對人事的安排權限、對下屬的監(jiān)督權、對工作財力、物料上的審批權等等。

第三、任職的要求

任職要求，是指員工從事某項崗位工作時所必須掌握的基本資格條件，其中包括學歷資格、知識要求、資質證書、專業(yè)技能、工作年齡、相關經驗、個性特點、健康要求等等。

1、學歷要求，指專任于某崗位所具有的最低學歷要求，分別包括學歷和學力兩方面的類型。前者指一個人的學習經歷，如專業(yè)的畢業(yè)證書、相應的學位，后者是指學習經歷雖有不同，但知識能力和學習能力達到了某種程度的人員。

2、知識要求，是指任職于某崗位所應該具備的知識要求，包括專業(yè)知識類型和特殊知識類型兩部分。例如，HR崗位上，員工首先要有人力資源管理專業(yè)知識，同時要有相關的法律法規(guī)知識。

3、資質證書，這是指專任于本崗位所具有的專業(yè)職業(yè)資格證書，例如英語水平等級證書、會計證、計算機等級證書等各種專業(yè)領域資質證書。

4、專業(yè)技能，指任職于不同崗位所應具備的基本技能和能力，其中的技能，是指駕駛、口語、外語、計算機、法律或者財務等方面的技能；能力則包括工作中的溝通能力、組織能力、領導能力、應變能力、協調能力、控制能力等等。

5、工作年齡，指能夠擔任本崗位工作的年齡要求、年限要求，一般有一定的區(qū)間范圍，主要是針對中高層管理人員或者特殊崗位提出。

6、相關經驗，是指員工任職于本崗位時，應該具備的最低工作經驗要求，其中由兩部分因素構成，包括經驗類型、經歷時間。其中經驗類型主要是指與崗位有關的知識經驗背景，而經歷時間則包括企業(yè)內外工作的經歷要求。

通過準確的調研分析和合理的內容安排，相信HR會拿出一份能夠讓新員工在短期內就能融入企業(yè)的崗位職責說明書。